为什么要给档案做数字化？
你是不是也看着满柜子的纸质档案头疼？找一份文件要翻半天，还怕受潮、怕着火。其实，把这些老档案变成电脑里的电子文件，就是档案数字化。
这样做有几个大好处：
- 找文件快： 只要在电脑里搜一下名字，文件马上出现。
- 省地方： 电子文件存硬盘里，不需要巨大的仓库。
- 防损坏： 纸张会发黄变脆，电子数据却可以永久保存。
手把手实操：四步搞定数字化
听起来很难？其实只要跟着下面的步骤走，谁都能做好。
第一步：整理实体档案
在扫描之前，必须先把手头的纸质文件整理好。
- 把不需要的文件挑出来，进行销毁。
- 把留下的文件按照年份、类别分好。
- 把褶皱的纸张抚平，把订书钉拆掉（以免卡住扫描仪）。
第二步：专业扫描
这是最关键的一步，要把纸张变成图像。
如果文件不多，可以用家里的扫描仪。如果文件成千上万，建议找专业的扫描服务公司。他们有高速扫描仪，能自动翻页，速度非常快。
扫描时要注意，图片要清晰，字迹不能模糊。常见的格式有PDF或者JPG。
第三步：给文件“加标签”
扫描出来的只是一张张图片，电脑并不知道里面写了什么。我们需要给它加上“标签”，比如输入文件的标题、日期。
这一步叫数据著录。虽然有点枯燥，但这是以后能搜到文件的关键。你输入的“标题”要和纸质档案上的名字保持一致。
第四步：备份与存档
好不容易做好的电子文件，千万不能丢了。这就是数据备份的重要性。
建议遵循“321原则”：
- 存3份拷贝。
- 用2种不同的介质（比如硬盘和光盘）。
- 有1份放在别的地方（比如云盘或者另一个办公室），以防万一。
最后的建议
档案数字化不是一次性的活，而是一个新的开始。当你把旧档案变成电子数据后，你会发现工作流程变得无比顺畅。别犹豫，从今天开始，给你的档案来一次“华丽转身”吧！
